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会社やお店を運営をしていると、毎日のように印鑑・はんこを使用する機会があります。
会社やお店の業務で使う法人の印鑑は大きく分けて5種類あり、使用用途別に代表者印・銀行印・角印・会社認印・ゴム印と別れています。
馴染みのない人からすると、何に使う印鑑なのかよくわからないこともあるのではないでしょうか。この記事では、法人印鑑の種類や使い方についてご紹介します。
法人印鑑とは
法人印鑑とは、会社・法人の業務における取引契約時や官公庁手続きのための書類に押印する印鑑のことです。
社判や社印・法人印と呼ばれることがあり、会社・法人の業務で使用する印鑑全般を指しています。
法人印鑑には用途や形状によって種類や呼び名が複数あり、混合して誤った使用をしてしまうケースも少なくありません。印鑑を押印した後に残る印影の形が丸いものや四角いもの、偽造防止のため刻印されている文字が読みづらくなっているものもあります。
会社や法人の代表の意思決定を公的に証明する印鑑、会社の資産に関わる銀行手続きに使用する印鑑など重要度の高い印鑑もありますので、取り扱いや保管については十分に注意しなくてはなりません。
法人印鑑の種類
法人印鑑の種類は大きく分けて、代表者印・銀行印・角印・会社認印・ゴム印の5種類です。
代表者印（会社の実印）
法人印鑑の中で最も重要度の高い印鑑です。会社実印、印影の形が丸いことから丸印ということもあります。
代表者印は法務局に登録する印鑑であり、代表者印による契約書等への押印は、会社の代表者の意思・決定を公的に証明する効果もあるのです。
印影のデザインは、二重の円で構成されています。内側（中文字）に 代表取締役印 などの役職名、外側に社名や屋号が刻まれています。
法務局に実印として登録すると、印鑑証明書を発行できるようになります。
銀行印
代表者印に並ぶ重要度の高い印鑑です。法人口座を開設する際に銀行へ届出をするのに使用します。
印影は丸い形状で、代表者印と同様ですが、円の内側（中文字）は、銀行之印とすることが多いのが銀行印です。
代表者印を銀行印として併用することも可能ですが、盗難紛失や偽造などのリスクを回避するために、代表者印と銀行印は分けて作成・保管することをおすすめします。
角印
日常の業務で会社が発行する書類などに最も使用する印鑑です。印鑑の形状から角印と呼ばれています。
社内での文書のほかにも、社外に発行する見積書や請求書など、会社やお店から発行した正式な書類であることを示したい場合に使用します。
役所などへの登録は必要ないため作成は任意になりますが、代表者印や銀行印よりも押印の頻度は高く、角印を押していることで書類の信頼性が高まります。
認印（役職印）
個人の認印の使用方法と同様に、実印などの指定がない場合に捺す印鑑です。
役所や銀行に登録しないので角印の使用でも問題ありませんが、中文字に「取締役印」「専務取締役印」「常務取締役印」、「支店長印」「支社長印」などの役職で作り、社内の特定の責任者が承認したという意思を証明するための認印として使います。
責任者の役職名の印鑑なので役職印とも言います。実印や銀行印との違いが分かるよう、一回り小さい丸印で作成することもあります。
ゴム印
会社で作成する主なゴム印は住所印で、社名・店名・屋号や住所、電話番号などを入れて作成したゴム印です。請求書や見積書、領収書などの書類や封筒などに幅広く使えるゴム印です。
また住所印以外にも、角印をゴム印で作ったり、用途に合わせて「至急」や「納品書在中」などの連絡情報や、発行・確認の日付を印字するデータ印など種類が豊富にあります。
業務での用途や押印欄の大きさなどに最適なゴム印をオーダーメイドでき、業務の効率化が図れます。
法人印鑑の押し方
法人印鑑の押し方にもそれぞれ呼び名がありますので、確認しておきましょう。
押印
押印とは、社名や氏名の記載がある箇所の近くに印鑑を押すことです。正確には「記名押印」を略した呼び方です。
記名とあるとおり、社名や氏名が必ずしも自筆である必要はありません。押印をお願いしますと指示された場合、あらかじめ社名や氏名が印刷された箇所に、印鑑を押すだけの作業となります。
ちなみにですが、似た意味の言葉に捺印があります。「署名捺印」を略した言葉が捺印で、自筆による署名と押印をセットにした意味合いがあります。印鑑を押すだけの押印よりは、自筆の署名がある捺印の方が、客観的な証明方法として真実味が高くなります。
契印
契印とは、複数ページにわたる契約書が一つの契約であることを示すために、ページをまたがって印鑑を押すことを指しています。
契約書類の一部が引き抜かれたり、内容が改ざんされたりすることを防止する効果があります。
使用する印鑑は、契約書に署名押印した印鑑を全て使用します。押印方法について、ホチキス止めの場合は外してしまえば容易に不正ができてしまうため、契約書の見開き部分に両ページにまたがるように押印します。ただし、製本されている契約書の場合は製本テープにまたがるように押印すれば良く、全てのページに押印する必要はありません。
割印
割印は、正本と副本が対になっていることを示すための押印です。一方の契約者による内容の改ざんや、契約書の部分的な破棄などを防止する効果があります。
原本の契約書と副本の契約書を重ねて配置し、両方の契約書にまたがるように押印します。紙の段差で印影が薄く読み取りづらくならないよう、下に捺印用マットを敷くなどしてしっかり押印すると良いでしょう。
なお、押印に失敗した際は、重ねて押印することはタブーとされています。理由としては、読み取りづらく印影の照合ができなくなる恐れがあるからです。二重線や重ねて押印をして一度印影を破棄し、別の場所に新たに押印し直すようにしましょう。
消印
消印とは、収入印紙や切手が使用済みであることを示すための押印です。収入印紙や切手が再利用されてしまう不正を防止する効果があります。消印が必要な書類は印紙税法で定められており、取引に関する契約書や金銭消費貸借の契約書、株券などの受益証券などの書類が該当します。ただし、官公庁や郵便に使用する書類には消印は押しません。受取り側が押印しますので、相手方の確認なしに自身で押印してしまわないよう注意してください。
訂正印
訂正印とは、書類内容の誤りを訂正する際に実施する押印です。書類の訂正が契約者の確認の元おこなわれたことを証明する効果があります。誤っている箇所に二重線を引き、正しい内容を記載し、二重線と重なる箇所もしくは正しい記載の横に押印します。訂正印を押印した箇所の横に、「三文字削除、四文字追加」など訂正内容を記載するとより丁寧な訂正になります。
捨印
捨印とは、あらかじめ契約書に押印しておく訂正印のことです。捨印を押印しておくことで、契約書が自分の手元になくても相手側に訂正を依頼・承認することができるようになります。捨印は契約書の上部に押印することが一般的ですが、書類によってはあらかじめ捨印のための欄が用意されている場合もあります。なお、契約者が複数いる場合、契約者全員分の捨印の押印が必要になります。訂正は契約者全員の同意の元おこなわれなければならないからです。捨印は契約締結に押印した印鑑と同じものを使う必要もありますので、押印の際には注意するようにしましょう。
法人印鑑の登録方法
法人印鑑の登録方法を解説します。
登録できる法人印鑑
法人印鑑の中で登録できるのは丸印と呼ばれる代表者印になります。会社設立の手続きの際、登記手続きと一緒に印鑑の登録を申請するのが一般的です。法人印鑑の登録が受理されると印鑑証明書の発行ができるようになり、登録した印鑑での押印が公的に会社代表の意思・決定であることを証明できるようになるのです。そのため重要な取引契約の手続きには法人印鑑の印鑑証明書が求められるケースもあります。登録できる印鑑には規定があり、印影の大きさが一辺1cm以上3cm以内の四角形に収まるものでなくてはなりません。
法務局にて登録
法人印鑑の登録は、法人を設立する住所を管轄している法務局でおこないます。法人設立の登記申請・法人印鑑の届出・印鑑カードの交付申請をセットで実施すると、手続きの二度手間を回避することができます。印鑑カードを所有していると印鑑証明書の発行手続きを短縮できるため、忘れずに申請しておくと良いでしょう。申請書は法務局のホームページからダウンロードも可能です。
登録に必要な資料
法人の印鑑登録には、届出書と法人印鑑の他にも個人を証明するための資料が必要になります。具体的には、届出者個人の実印と個人の実印の印鑑証明書です。個人の実印の印鑑証明書は法務局ではなく各自治体で発行されますので、必要資料を準備する際は注意してください。
オンライン手続きでは印鑑登録不要
電子署名の普及を進めるため、令和3年2月15日より法人印鑑の登録義務が撤廃されました。義務ではなくなったものの、任意で登録することは可能になっています。ですが、実際には電子署名はそこまで普及しておらず、重要な契約の際は法人印の印鑑証明書が求められるケースがあります。任意といえども必要な場面が多くありますので、現時点では法人印鑑の登録と印鑑カードの取得はしておいた方が良いでしょう。
法人印鑑についての注意点
最後に法人印鑑についての注意点をご紹介します。
サイズに注意
法人印鑑を作成する際にはサイズに注意してください。特に代表者印については前述のとおり法務局への登録にはサイズの規定があります。また、他の法人印鑑との区別をするために、同一サイズでの作成は控えるようにするのが一般的です。代表者印は18mm・銀行印は16.5mm・角印は24mmなどそれぞれに最適なサイズでの作成がおすすめです。
保管に注意
法人印鑑は種類によって重要度や使用頻度が全く異なります。保管・管理は慎重におこないましょう。偽造や不正使用を防ぐため、特に代表者印や銀行印は別々の場所に保管し、使用者の管理もおこないましょう。
まとめ
法人印鑑の種類について解説しました。法人印鑑には種類があり、呼び方も使用用途もそれぞれ異なります。この記事を参考に、従業員同士の認識の違いによる業務ミスの発生を回避しましょう。仮に相手に印鑑についての知識がなかったとしても、自分が知ってさえいれば問題ありません。正しいかどうかを自ら確認するようにしましょう。
