電子印鑑の使い方は？メリットやデメリットも解説

昨今ではデジタル化が進んでおり、日常の中でよく使われる印鑑も電子化されています。
しかし、普段から通常の印鑑を使っていた人にとっては、電子印鑑がどのようなものなのか、あまりイメージできない場合もあるでしょう。

－Contents－

電子印鑑とは？
電子印鑑のメリット
電子印鑑のデメリット
電子印鑑の種類
電子印鑑の使い方
電子印鑑に法的効力はある？
まとめ

電子印鑑とは？

電子印鑑とは、印影を画像データ化した印鑑を指します。実物の印鑑をスキャンしてデータ化する方法のほか、印影デザイナーが電子印鑑を作成し印影画像ファイルを作成するサービスの利用や、自身で、画像編集ソフトを使いを作成をする方法などがあります。

従来の印鑑と違い、印鑑データとインターネット環境さえあればどこでも押印できるのが特徴です。
書類への押印のために出社せざるを得ない、俗にいう【ハンコ出社】をさせる企業もありましたが、テレワークという新しい働き方により電子印鑑が普及したことで「脱ハンコ」の流れが加速しました。

実物の印鑑に実印や認印といった種類があるように、電子印鑑にもいくつかの形式があります。例えば、簡単に作成した画像データ、実際の印影を取り込んだもの、さらに電子契約サービスでタイムスタンプや付加情報を持たせたタイプのものも存在します。

電子印鑑のメリット

電子印鑑のメリットは、次のようなものがあげられます。

紛失・破損のリスクがない
時間や働く場所に縛られない
コスト削減の効果が高い

それぞれ詳しく解説します。

印鑑の紛失・破損のリスクがない

紙の書類に押印する場合には、印鑑や書類をを紛失したり、第三者に悪用されたりしてしまうおそれがあります。
また、書類自体を破損・紛失してしまえば、押印の効力も失われ、再発行や再度の押印といった手間が発生することも少なくありません。
電子印鑑は画像データ形式の印鑑なので、印鑑本体の紛失や経年劣化の心配もなく、データさえあれば押印できるので、利便性が高くなります。

そして、押印した書類もデータ化できるメリットが生まれるため、書類の電子化も組み合わせれば、これまでのような印刷や郵送の手間や、書類の紛失や破損の心配もなくなり、これまでおこなっていた再発行時などの押印などの手間も解消することができます。

時間や働く場所に縛られない

電子印鑑には、従来の印鑑に比べて時間の節約と働く場所に縛られないというメリットがあります。

紙の書類に押印する場合、印刷や捺印、郵送といった作業が必要となり、書類が相手に届いて回収されるまでには相応の時間がかかっていました。オフィスで書類を押印し、ポストに投函、先方に届いて、担当者様に開封してもらうまでは、どうしてもそれなりの時間がかかってしまいます。

電子印鑑を使用すれば、オンラインで書類を先方に送ればほぼリアルタイムにやり取りをすることが可能となります。
さらに、リモートワークが広がった現在でも【ハンコ出社】が行われるケースがあり、社員に余分な負担を強いる場面も少なくありません。
その点、電子印鑑であれば印刷や郵送の手間が解消され、オンライン上でやりとりが完結するため、業務効率の向上や従業員の負担軽減につながります。

コスト削減の効果が高い

電子印鑑を活用することで、印刷費や郵送費が不要になります。紙の書類を扱う量が減ることで事務作業そのものも軽減され、業務効率化やコストの削減が可能になります。
また、ペーパーレス化によって書類の保管場所を削減できるため、長期的には書類の占有スペースの縮小など、さらなる経費削減にも結びつきます

電子印鑑のデメリット

電子印鑑のデメリットは、以下のようなケースが考えられます。

セキュリティ上のリスクが生まれる
普及率の低さにより利用できない場合がある

セキュリティ上のリスクが生まれる

電子印鑑は非常に便利なツールである一方で、従来の印鑑とは異なるリスクも存在します。
例えば、単なる画像データであるために、比較的容易に複製や改ざんが行われてしまう点が問題視されています。印影そのものをコピーして他人に利用されてしまえば、本人の意思に反して契約や承認に使用される危険性が生まれます。

また、電子印鑑の中には明確な法的効力や裏付けがないまま使われているケースも少なくありません。
そのようなデータを不用意に押印の代わりとして利用してしまうと、トラブル発生時に「誰が押印したのか」という証明ができず、企業や個人にとって大きな損害につながる可能性があります。

また、情報漏洩にも気を付けていかなければいけません。
電子印鑑はインターネットを利用したオンライン上のやり取りとなり、外部からの不正な攻撃、内部係者による不正利用といったリスクに常に注意を払わなければなりません。
悪用を防ぐためには、見積書や請求書など社内文書に利用するなど管理面や運用面でルールを設けていくなど、整備することが求められます。

普及率の低さによるリスク

電子印鑑を導入している企業は増えてはいますが、紙でのやりとりをメインとしている企業がまだ多く、取引先によっては捺印を必要とする際、電子印鑑を認めていないケースがあります。
電子印鑑は便利ではありますが、使用シーンによっては、電子印鑑と従来の印鑑を使い分ける必要があります。また電子印鑑の使用可否を先方に確認してから、押印を進めていくことも大切です。

電子印鑑の種類

電子印鑑には、次のような種類があります。

印影が画像になったもの（電子印鑑）
情報がデータ化されたもの（電子契約サービス）

それぞれ詳しく解説します。

印影が画像になったもの

印影をそのまま画像データに変換した電子印鑑は、主に見積書や請求書、社内稟議書といった比較的軽微な書類に使用されるケースが多く見られます。
印鑑画像をスキャンしたり、画像作成ソフトなどを利用し電子印鑑を作成して電子印鑑を作成することも可能ですが、セキュリティ面での不安が残るといデメリットがあります。
こうした電子印鑑をより安全に、美しく作成できるのが、はんこ屋さん21のオーダーメイド電子印鑑です。
これは、実際の印鑑と同じ工程で制作する完全オリジナルの印影を印鑑のプロが手作業で行い、ひとつひとつデザインされるため、世界で一つの電子印鑑となります。

電子印鑑法人角印

電子印鑑法人丸印

電子印鑑個人認印

電子印鑑個人フルネーム

1つの電子印鑑印影で朱色・濃赤・黒色の3色を1セットとして作成いたします。
また、電子印鑑の納品は専用のUSBメモリにて行います。
セキュリティを考慮してパスワードを設定し、納品時にパスワード通知書を同梱いたします。

店頭またはオンラインショップにてご注文を承っております。

情報がデータ化されたもの

使用者の識別情報まで組み込まれた電子印鑑は、単なる印影データとは異なり「いつ」「誰が」押印したのかを正確に記録できるのが特徴で、主に電子契約サービス内での押印、書類の締結のことを指します。
押印の履歴や利用者情報がデータとして保存されるため、証跡としての信頼性が高く、特にセキュリティが重視される社外との契約書や、重要な合意文書において活用されることが多くなっています。

従来の紙と印鑑では実現できなかった高い透明性と追跡性を担保できる点が、大きな強みといえるでしょう。
しかし、デメリットとして、導入には初期費用や月額利用料が必要となる場合が多く導入するまでに検討時間や運用後の制度更新など、大きな変更を伴うことになりますが、契約の正当性を担保し、安心して取引を進めるための投資と考えれば、その価値は十分にあるといえるでしょう。

電子印鑑の使い方

電子印鑑の使い方は、主に次の2パターンあります。

パソコンでの電子印鑑の使い方
スマホやタブレットでの電子印鑑の使い方

それぞれ詳しく解説します。

パソコンでの電子印鑑の使い方

電子印鑑の利用方法そのものは複雑ではなく、基本的には用意した印影データを電子文書に貼り付けるだけで完了します。従来の紙の書類に物理的な印鑑を押す感覚に近いため、初めて扱う場合でもそれほど難しく感じることはありません。

最初に、使用する電子印鑑の画像データを準備します。これは実際の印影をスキャンしたものでも、専用サービスで作成したものでも問題ありません。
次に、押印すべき位置を文書内で確認します。契約書や申請書などでは、署名欄や捺印欄といった明確なスペースが用意されていることが多いので、そこを選びましょう。
多くのPDF編集ソフトやオフィス系ツールでは、マウス操作で簡単に印影を配置できます。ドラッグ＆ドロップで所定の場所に移動し、大きさや角度を微調整すれば、実際に押した印鑑のように見せることが可能です。

配置が整ったら押印を確定し、その文書を保存します。保存先はパソコン本体だけでなく、必要に応じて電子メールへの添付やクラウドサービスでの共有も可能です。
最後に忘れてはならないのが、完成した文書の確認作業です。印影が正しく配置されているか、文書の内容に誤記や不足がないかを必ず見直してください。
特に契約関係や法的効力を持つ重要な文書の場合、誤りがあると大きなトラブルにつながるため、慎重なチェックが求められます。電子印鑑は便利なツールですが、最終確認の重要性は紙の書類と同様です。

スマホやタブレットでの電子印鑑の使い方

現代のビジネスシーンでは、外出先でも電子印鑑を利用して書類に押印する場面が少なくありません。
そのためには、まずスマートフォンやタブレットで使える電子印鑑アプリを導入する必要があります。

現在はさまざまなアプリが公開されており、機能や操作性、セキュリティの高さなどを比較した上で選ぶことが大切です。ほとんどのアプリは、手書きサインの入力や印影画像の取り込みに対応しています。

文書に押印する場合は、メール添付やクラウドストレージを通じて端末にファイルを取り込み、アプリ内で開いて該当箇所に電子印鑑を挿入します。多くのアプリでは、画面をタップして印鑑を配置でき、位置や大きさも自由に調整可能です。
加えて、スマートフォンやタブレットで電子印鑑を扱う際にはセキュリティ対策も欠かせません。端末のロック画面を有効にする、信頼できるネットワークに接続するなど、プライバシー保護と安全性を常に意識して利用することが求められます。

電子印鑑に法的効力はある？

電子印鑑にはいくつかの種類があり、そのタイプによって法的な効力は大きく変わってきます。
例えば、無料ツールなどで単純に作成した印影画像は、実際の認印や社印（角印）、あるいはシャチハタに近い扱いとなります。この場合、法律上の証拠力はほとんどなく、正式な効力を持つものとはいえません。

一方で、電子証明書やタイムスタンプが付与された電子契約サービス、法的根拠に基づく仕組みを備えており、実印（丸印）と同様に一定の証明力を持ちます。こうした電子印鑑は、契約や訴訟などの場面でも信頼性を発揮できる点が特徴です。
なお、電子印鑑の法的効力は、民事訴訟法第228条第4項に規定される「二段の推定」や、電子署名法第2条および第3条の条文に基づいています。そのため、電子印鑑・電子契約サービスを導入する際には、利用目的に応じて適切なタイプを選び分けることが重要です。