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電子印鑑はビジネスシーンで印鑑の押印のやりとりが必要なときに非常に効率的で便利です。文書への押印を紙に押印している会社もあれば、すでに電子印鑑を導入している会社もあるでしょう。電子印鑑と普通の印鑑にはどのような違いがあるのでしょうか。また電子印鑑に法的な効力についても解説していきます。
電子印鑑とは？
電子印鑑とはパソコンなどのデバイス上で見られるExcelやWordなどのデータに、印鑑の印影のデザインを画像化し貼り付けたものを電子印鑑（電子印）と呼びます。
通常の印鑑の押印は紙をプリントアウトしてから押印が必要ですが、電子印鑑はプリントアウトすることなくパソコンなどのデバイスの操作だけで押印が可能であるため大変便利です。印鑑の紛失や割れなどの破損や劣化の心配もありません。
電子印鑑が普及した背景
電子印鑑はとくにコロナ禍以降、ここ数年でよく耳にするようになってきました。なぜ電子印鑑が取り入れられるようになったのかその背景をご紹介します。
働き方改革の推進やコロナ禍による時代の変化
働き方改革の一環によりテレワークやフレックスタイム制の導入などが浸透し、さらにコロナ禍で在宅ワークする方が急増しました。
わざわざ押印作業のために出社しなければならい「ハンコ出社」が話題になることがありましたが、電子印鑑を導入することで解消できる業務もあるため、これまで電子印鑑を取り入れていなかった企業も積極的に電子印鑑を取り入れる大きなきっかけとなりました。
パソコンやタブレットの普及
会社のパソコンの他にタブレットやスマホの支給、個人所有のものを合わせると一人複数台のデバイスを所有していることは珍しくありません。紙を使わずとも仕事を完結させられる近年の働き方に適しており、電子印鑑を導入しやすい環境下であるといえるでしょう。
行政サービスのデジタル化促進
デジタル庁が発足し国としてもデジタル化を推進しています。一部の行政手続きが電子化へと移行し、少しずつではありますが変化しつつあります。行政手続きの電子化が進むと、取り入れていなかった企業も今後足並みをそろえるため、より一層、電子印鑑を導入する企業は増えてくると想定できます。
個人や法人が使用する印鑑の種類
印鑑は個人が使用するもの、法人が使用するもの、さらにそれぞれの使用する用途によって分類されます。個人・法人に分けて詳しく印鑑の種類を見ていきます。
〈個人が使う印鑑の種類〉
実印
実印とは住居地を管轄している地方自治体に印鑑登録を行っている印鑑です。登録すれば印鑑登録カードを発行してもらえ、引っ越した場合など住居地を管轄する地方自治体が変われば、改めて印鑑登録をしなおさなければなりません。実印は一人ひとつしか所有できない大切な印鑑です。土地や住居の売買、重要な契約などの押印に使用するための印鑑です。
銀行印
金融機関に届け出る印鑑のことです。金融機関によって印鑑を変えたりする必要などはありません。複数の銀行口座を持っていても一つの銀行印を共通して使用できます。また子どものための貯金通帳の場合、銀行印を分けておき将来的に通帳と銀行印を子どもに渡すということもできます。使用の用途によって自由に決められます。
認印
実印や銀行印のように登録せずに使用する印鑑です。日常で最も押印する機会の多い印鑑です。
実印とは異なり会社用・自宅用などと複数所有が可能です。役所での手続き書類や会社内での書類、荷物の受領など使用するシーンはさまざまです。
〈法人が使う印鑑の種類〉
役職印（丸印）
役職印の中でも、代表者印は会社の実印です。印面には会社名と代表者の役職名が入っており、会社設立時に登記と同じタイミングで法務局に印鑑の届け出を行います。代表者印には法的な効力があり、実印と同様に重要な契約の締結時などに必要な印鑑です。電子印鑑を作成する際には、画像が流出してしまうリスクを考えて、実際の代表者印とは違う印影の電子印鑑にすることをおすすめします。
印面が丸いことから、丸印とも呼ばれることもあります。
会社銀行印
会社の口座を開設する際に、個人の銀行印と同じ金融機関に届け出、登録する印鑑です。印影の中文字には「銀行之印」と入れて、代表者印（中文字は代表取締役印）と区別することが一般的です。こちらも代表者印と同じく丸型なので、代表者印と間違えないように一周り小さくして作成することが一般的です。
角印（社印）
社印とは個人でいうと認印のような使用用途です。会社が発行する請求書や見積書などの書類に押印することの多い印鑑です。印面が正方形であることから角印と呼ばれています。
電子印鑑は、主に認印として使われているため、角印が一番使われている電子印鑑の形です。
電子印鑑の作成方法
電子印鑑の作成方法は、自分で作れる方法と電子印鑑の作成ツールなどを使用して作成する方法があります。ここでは4つの方法をご紹介します。
Officeソフトやペイントソフトで自作する
もっとも簡単な方法としては、OfficeソフトのWordやExcelなどや、ペイントソフトを使って、図形ツールやテキストなどで印鑑の印面のようにデザインし、それを画像化して使う方法です。誰でも簡単に作成できることがメリットですが、デザイン性が高いとは言えず、物足りなさを感じる人も多いようです。
印鑑の印影を画像化する方法
使用している印鑑を紙に押印して、印影をスキャンする方法です。Officeツールよりも実物の書体や朱肉の色合いなどリアリティのある電子印鑑がつくれます。実印や銀行印で登録している印鑑をスキャンして電子印鑑として画像化することは、画像が流出した際のリスクがありますのでおすすめできません。
電子印鑑作成サービスを作成する
はんこ屋さん21を始め、電子印鑑を作成し印影画像ファイルを納品してもらえるサービスもあります。彫刻する印鑑を注文するように、形を選んで印鑑の内容を伝えるだけで作成してもらえます。
電子印鑑のメリット
電子印鑑を取り入れるメリットについてご紹介します。
電子印鑑でテレワークを快適に
コロナ禍で急増したテレワークですが、出社をしないと上司からの承認印などがもらえない、押印しないと通常業務が回らないなど多くの企業が印鑑のやりとりに困ったことでしょう。電子印鑑を導入することは、押印作業のために出社することがなくなり、働き方や働く場所を自由に選択できる一助となります。押印業務の電子化で、場所や時間の制約が解消されます。
印刷代や郵送代などのコストカットにつながる
実際の書類に印鑑を押印する場合には、書類をプリントアウトし押印、必要であれば封入や郵送、そして押印した書類をスキャンして、PDF保管しておくなどの複数の行程とコストがかかります。電子印鑑であれば、メールなどで受け取った文書ファイルに押印し、そのファイルを返信するだけなので、プリントアウトや郵送の手間・コストも省けるため、長期的に見ると大幅に手間とコストを削減できる場合があります。
ペーパーレス化の促進
印刷代や郵送代のコストのほかにコピー用紙自体にも経費がかかっています。コピー用紙を保管する場所や、注文・納品・支払といった雑務もあります。ペーパーレス化が促進されることで、文書のやり取りに絡む全ての行程で効率化を図れます。
書類保管スペースの削減
書類をプリントアウトして押印するということは、書類を管理・保管する必要があります。1日に数枚レベルだったとしても年間にすると箱単位で増えていきます。そのため企業は書類の保管場所も確保しなければならず、ファイリング方法や保管場所に頭を悩ませている企業は多いでしょう。保管した書類は適正なタイミングかつ適正な方法で処分する必要もあり、紙書類に付随する工程や費用は意外に大きいことがわかります。
電子印鑑のデメリット
電子印鑑にすることでさまざまなメリットがありますが、デメリットもあります。
不正被害の可能性がある
OfficeソフトやPDFに印影画像を貼り付けるような使い方が多いため、印影の流出や転用されてしまう場合があります。電子印鑑では実際に本人が押印した場面を直接見ることはできないため、不正行為が行われる可能性があります。セキュリティ面でも安心な電子契約サービスを利用し、不正使用を防ぐ対策をしましょう。
電子印鑑に移行できないケースがある
電子印鑑を導入している企業は増えているといっても、まだまだ紙でのやりとりをメインとしている企業が大多数です。そのため原紙のやり取りでなければ、相手方に同意がもらえない場合、契約書の締結などには従来の紙でのやりとりが発生します。
はんこ屋さん21の電子印鑑
安心安全オリジナルの電子印鑑
一つ一つ電子印鑑専用のオリジナルの印影をデザインします。既存のフォントなどは使わないので、安心のオリジナル電子印鑑が作れます。
デジタルでも鮮明な印影と使用感
Officeソフトやペイントなどを使用して自作した電子印鑑の場合、テキストなどの上に電子印鑑の画像を載せると下にある画像やテキストが白い四角で隠れてしまうことがあります。
はんこ屋さん21の電子印鑑は、印影を透過させることで下の画像やテキストが隠れないため実際の印鑑のような自然な押印ができます。
電子印鑑データの受け取り方法
電子印鑑は印鑑と同じように扱わなければならないため、重要なデータとなります。
はんこ屋さん21では、専用のUSBメモリにパスワードをかけて納品するため、セキュリティ面でも安心です。
電子印鑑におすすめの書体（フォント）
実際に押印する印鑑と電子印鑑は、形式は違っても使用する用途やシーンは同じです。そのため印面のサイズや書体（フォント）などは普通の印鑑と同じタイプのものがおすすめです。社内で使用する印鑑は、認印・角印・丸印が多くなるためその3つのおすすめの書体（フォント）をご紹介します。
認印（個人用）
認印は一目見て誰もがすぐに分かる読みやすい書体にすることをおすすめします。そのため書道で習う基本的な筆文字の楷書体（かいしょたい）や楷書体を少し崩した行書体（ぎょうしょたい）もおすすめです。また古印体は隷書を基本とし、そこに丸みを加えた書体です。日本独自のものなので独特の雰囲気があります。
角印（法人の認印）
法人の認印ともいえる角印におすすめの書体は、古印体・篆書体（てんしょたい）・印相体（いんそうたい）です。古印体は認印でご紹介したとおりです。
篆書体は一画一画の太さは均一で、垂直水平なラインが特徴です。幾何図形的な美しさとともに、古代的な荘重さを兼ね備えています。
印相体は篆書(てんしょ)を基礎にして意匠化した書体で、周囲の4辺に文字の線がつながっており余白が少ない見た目です。篆書体と共によく見ても字の判読が難しいため、複製されにくいというメリットがあります。
角印は、各行の文字数を揃えるとキレイなので文字数を合わせるために会社名の後に「印」や「之印」を付け足して文字数の調整をします。
丸印（役職印）
丸印も角印のおすすめ書体と同じく、古印体・篆書体・印相体などを使用します。判読が難しい篆書体や印相体が選ばれます。丸印の印面は二重の円になっており、外側の円（回文）には会社名を、内側の円（中文字）には代表者などの役職名を入れます。
まとめ
以上、電子印鑑について普通の印鑑との違いや法的な効力などを解説しました。電子印鑑は便利な反面、注意しなければならない点がいくつかあります。相手方の同意が得られず使用できないという可能性も考えられます。使用シーンによって電子印鑑と普通の印鑑を使い分ける必要があるため、注意点をよく把握しておきましょう。
