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電子印鑑について知りたい人もいるでしょう。普通の印鑑を普段から使っている人だと、電子印鑑を利用する前にどのような特徴があるのかを知っておきたいですよね。今回は、電子印鑑についてメリットやデメリットも含めて解説します。
電子印鑑とは？
電子印鑑とは、画像データ形式の印鑑です。実際の印影をデータ化するのはもちろん、印影風のデータを作成したり赤丸の中に名前や会社名を入れた画像データを電子印鑑として利用したりするケースもあります。
印鑑専門店では、印影デザインのプロが作る電子印鑑を購入することができます。またPDFなどの各ツールの機能やサービスによって無料で作成することも可能です。通常の印鑑とは違い、電子印鑑のデータさえあれば場所や時間を問わず押印できます。
押印のためだけに出社する企業も多かったですが、電子印鑑が認知されてからは脱はんこを目的とした広がりを見せました。
通常の印鑑に実印や認印などの種類があるのと同様に、電子印鑑にも簡易的に作成したデータや実際の印影をデータ化したもの、また電子契約サービスのように印鑑データにタイムスタンプなどの情報を入れたものなどさまざまな種類があります。
電子印鑑と実印の違い
電子印鑑はデータ上の印鑑なのに対し、実印は実際の印鑑なのが大きな違いです。電子印鑑はデータとして扱うため、同じくデータ形式の書類にしか押印できません。
実際の書類に押印するには、書類をデータとして取り込んだ後、電子印鑑で押印する必要があります。必要に応じて押印した書類を印刷します。
実印は実際の印鑑なので、実物の書類にのみ押印可能です。
電子印鑑の法的効力
電子印鑑が関係する電子署名法では、次のように定められています。
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
引用：e-Gov 法令検索
本人による電子署名がされた文書であれば、法的効力を得ることが可能です。電子署名によっては本人性を証明できるものが施されており、本人による署名が明らかになることで実印と同じ法的効力を発揮します。
電子印鑑のメリット
電子印鑑のメリットは、次の通りです。
- 郵送代や紙代などのコストを削減できる
- 作業の効率化が期待できる
- 場所を選ばずに押印できる
それぞれ詳しく解説します。
郵送代や紙代などのコストを削減できる
電子印鑑があれば、郵送代や紙代などのコストを削減できます。紙を印刷する必要がなくなり、諸経費が不要になるためです。
また、電子印鑑で決裁された書類を共有クラウドのフォルダに保管することで、物理的な保管場所が不要になるメリットがあります。保管場所を占領することがなくなり、検索機能によって確認したい書類に素早くアクセスすることが可能です。
作業の効率化が期待できる
電子印鑑を導入すると、作業の効率化が期待できます。紙の書類で回覧する際は印刷してから押印し、次に回覧する人へ回すといった工程が必要です。電子印鑑ならメールなどのデータを利用した方法で素早く次の人へ回せるため、作業の無駄を省けます。
場所を選ばずに押印できる
場所を問わずに押印できるのも、電子印鑑のメリットです。コロナ禍がきっかけで在宅勤務やテレワークを実施する企業は増えており、押印するためだけに出社するケースも珍しくありません。電子印鑑があればデータ形式の書類に場所や時間を問わずに押印できるため、押印する人の労力を減らせます。
電子印鑑のデメリット
電子印鑑のデメリットは、次の通りです。
- 電子印鑑の用意に手間が掛かる
- 押印した書類を悪用されるリスクがある
それぞれ詳しく解説します。
電子印鑑の用意に手間が掛かる
電子印鑑は、用意に手間が掛かるのも確かです。無料で作成する場合も、自分に合ったサービスを探したりテンプレートを選択して作成したりしなければならず、簡単に作れるとは言えません。
安全面を重視するなら有料の電子契約サービスですが、安くはない費用が掛かるため手軽に導入できるとは言えないでしょう。安いものを選んでもセキュリティレベルが低いなどの欠点が存在する場合もあるため、作成ソフトの見極めは慎重におこなう必要があります。
押印した書類を悪用されるリスクがある
電子印鑑などは画像ファイルであるため、押印した書類を悪用されるリスクがあります。データの流出や改ざんが主な悪用の例です。電子印鑑を利用する上で悪用を防ぐには、電子印鑑の使用は見積書や請求書、社内文書などに留め、管理面や運用面で事前に整備することが大切です。
また、重要書類のやり取りに電子印鑑を利用する場合には、有料で信頼できる電子契約サービスを使用したり、実印のデータを電子印鑑に使用したりしないなど、流出や悪用を防ぐための工夫も必要になります。
はんこ屋さん21で電子印鑑をつくれます
はんこ屋さん21では、今お使いのワードやエクセルなどのofficeソフトや、PDFなどで使える電子印鑑をお作りいただけます。
1つの電子印鑑印影で朱色・濃赤・黒色の3色を1セットとして作成いたします。
また、電子印鑑の納品は専用のUSBメモリにて行います。
セキュリティを考慮してパスワードを設定し、納品時にパスワード通知書を同梱いたします。
店頭またはオンラインショップにてご注文を承っております。
まとめ
電子印鑑は、画像データ形式の印鑑です。実印は実際の印鑑なのに対し、電子印鑑はデータ上の印鑑とそれぞれに違いがあります。電子印鑑でも、本人による署名であれば法的効力を得ることが可能です。
しかし、電子印鑑だけでは法的効力がなく、書類の確認を示すなど軽い用途で使用することが推奨されます。有料の電子契約サービスでは誰がいつ押印したのかわかるようになっているため、重要な書類の押印に最適です。
電子印鑑には、コストを削減したり作業を効率化したりできるなどのメリットがあります。一方で、用意するのに手間が掛かったり悪用のリスクがあったりするのがデメリットです。それぞれのメリットとデメリットを見比べ、自分に電子印鑑が適しているかを見極めましょう。
