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請求書は、取引先に提供した商品やサービスの対価を請求する際に使用される大切な文書です。ここで「請求書に印鑑は必要なのか？」と疑問に思う人もいるでしょう。これから請求書を扱う上で、印鑑の必要性や印鑑を押す方法を確認することは必要不可欠です。請求書と印鑑の関係は複雑なものではないので、この機会に知っておくと良いでしょう。そこで今回は「請求書に印鑑を押すこと」について紹介します。請求書と相性がいい電子印鑑も解説しているので、ぜひ参考にしてください。
請求書の基本的なポイントをおさらい
請求書とは、サービスや商品などの対価を報酬として請求するために発行する文書です。請求書の控えや受け取った請求書は、国税関係書類として一定期間の保存が義務付けられています。
請求書には決められたフォーマットがなく、自由に作成が可能です。手書きや作成ソフトなど、どのような方法で作成しても問題ありません。しかし、取引先が仕入税額控除の提供を受けられるよう、請求書は必要な項目が記載されたものを作成しましょう。
また、2023年10月からインボイス制度が開始されており、必要な項目が追加されています。インボイスの発行事業者が適格請求書を発行する際は、金額を問わず消費税法上の要件を満たす書類の発行や保存が必須です。
請求書には2つの役割がある
請求書には、以下のように主に2つの役割があります。
- 取引先へ請求額を伝える役割
- 取引先に支払先や期限などを伝える役割
それぞれ詳しく解説します。
取引先へ請求額を伝える役割
請求書には、取引先へ請求額を伝える役割があります。国税関係書類として、所得金額の計算から請求金額を明確にする役割があるのも特徴です。また、消費税仕入税額控除の根拠としても使用されます。
取引先に支払先や期限などを伝える役割
請求書には、取引先に支払先や期限などを伝える役割があります。口頭やメッセージで請求の詳細を伝えるよりも、スムーズな支払いを実現しやすくなります。また、請求書には法的な効力があるため、何かしらのトラブルで訴訟などが起きたときに取引の証明として提示できます。
請求書への印鑑は必ずしも必要ではない
請求書への印鑑は、必ずしも必要ではありません。その上で、以下のポイントを確認しましょう。
- 請求書に印鑑を押すと信頼度が増す
- 印鑑を押さなくても請求書に記載するべき項目は記入する
それぞれ詳しく解説します。
請求書に印鑑を押すと信頼度が増す
請求書への印鑑は必須ではないものの、印鑑を押すことで、印鑑を押した会社から請求書が正式に発行されたことが法律上推定されます。そのため印鑑を押すと信頼度が増します。印鑑のない請求書と比べて信頼度が増すため、請求書に印鑑が押されるケースは少なくありません。
しかし「どこの会社が請求書を発行したか」が推定されるだけなので、印鑑が偽造されていると無効になります。ただし、印鑑が捺印されている請求書の偽造には厳しい懲役刑や罰金刑が課されるため、印鑑に関わる不正が起こることは少ないです。
この刑罰による抑止力も、請求書に印鑑を押すことで信頼度が増す要因といえます。また、請求書への捺印は長く習慣化されているため、請求書への捺印を必須とする会社もあります。
印鑑を押さなくても請求書に記載するべき項目は書く
請求書への印鑑は必須ではないものの、請求書に必ず記載するべき項目は決まっています。適格請求書に必ず記載するべき項目は、以下を参考にしてください、
- 発行事業者の氏名や名称
- 取引の年月日
- 取引内容
- 税込み対価の額
- 請求書受領者の氏名や名称
取引先から適格請求書を求められた場合、求められた側は請求書を発行する義務があります。また、発行した書類の内容に不備があると作り直しを求められるため、上記の項目は忘れずに記載しましょう。
請求書に使用する印鑑として適切なのは？
請求書に使用する印鑑について、以下の点を確認しましょう。
- 請求書に使う印鑑は角印が一般的
- 基本的に代表者印や銀行印は使わない
- 印刷された印鑑でも使用可能
- 個人事業主とフリーランスが用意する印鑑の違い
それぞれ詳しく解説します。
請求書に使う印鑑は角印が一般的
請求書に使う印鑑は、角印が一般的です。角印とは、会社の名前が入った印鑑を指します。印鑑登録が不要なものの、書類の発行者が会社の書類と認める印として使用できるのが特徴です。そのため、請求書への捺印は基本的に角印が用いられます。
代表者印や銀行印は、ほかの重要な場面で使われる印鑑のため、請求書への捺印に使用するのは不適切です。可能であれば角印を使うべきですが、なければゴム印やインク浸透印でも代用できます。
基本的に代表者印や銀行印は請求書には使わない
請求書へ捺印する際、代表者印や銀行印は基本的に使いません。
代表者印とは、法人設立時に法務局へ登録された実印を指します。印の真ん中には「代表取締役印」と役職が入り、周囲には社名が刻印されているのが特徴です。契約書や手続き申請の際に捺印されるため、請求書作成には使われません。
一方で銀行印は、口座開設時に金融機関に届け出る印鑑を指します。入金や出金、手形や小切手の発行に使われるため、代表者印と同様に請求書には使用しません。請求書の作成には、基本的に角印を使用します。
印刷された印鑑でも使用可能
請求書へ捺印する印鑑は、印刷されたものでも問題ありません。実際に日頃から複数の請求書を発行する会社だと、実印の代わりに印刷された印鑑を用いるケースもあります。
請求書に使用する印鑑は法律で決められていないため、印刷された印鑑でも実印と同様の法的効力を発揮します。しかし、会社によっては印刷された印鑑の使用を禁止しているところもあります。
印刷された印鑑を使用する際は、相手に使用可能かどうかを確認しましょう。
はんこ屋さん21の伝票印刷では、角印を朱色で印刷することも可能です。また、電子印鑑サービスでオフィスソフトやPDF、電子契約サービスで使用する印影を作成することも可能です。
個人事業主とフリーランスが用意する印鑑の違い
個人事業主とフリーランスが用意する印鑑の違いは、以下を参考にしてください。
| 用意するべき印鑑 | |
| 屋号のある個人事業主 |
|
| 屋号のない個人事業主 ・フリーランス |
|
代表者印は、一般的に内側の円内に代表者名が刻印され、外側の円内に屋号が刻印されている二重円となっています。正式な契約書を交わす場合は、信頼度を示すために代表者印が必要です。
銀行印は、屋号があるケースでは二重円で内側が「銀行之印」となっている印鑑を使用します。ビジネスにおける預貯金口座の開設や入出金では欠かせない印鑑です。
角印は、請求書を始めとした帳票に捺印します。屋号がない個人事業主やフリーランスであれば、個人名が刻印されている丸印と銀行印があれば十分です。屋号がある場合は、社名や屋号が記載されている角印も用意するのが無難といえます。
請求書に印鑑を使う際の注意点
請求書に印鑑を使う際は、以下の点に注意しましょう。
- 印鑑を押すときは社名を完全に隠してはいけない
- 印鑑の押し方を間違えると証拠資料として使えなくなる可能性がある
- 訂正印を使ってはいけない
それぞれ詳しく解説します。
印鑑を押すときは社名を完全に隠してはいけない
請求書に印鑑を押すときは、社名を完全に隠してはいけません。社名の一部に被せるように捺印します。捺印する際は、右に寄せて押すことを意識しましょう。
印鑑の押し方を間違えると証拠資料として使えなくなる可能性がある
請求書に対して印鑑の押し方を間違えると、証拠資料として使えなくなる可能性があります。社名を完全に隠すように押すのはもちろん、印鑑のかすれやズレが生じてしまうのも間違いです。
万が一のトラブルによっては、証拠として請求書を提示しなければいけないケースもあるので、必ず正しく捺印しましょう。
訂正印を使ってはいけない
請求書には、訂正印を使ってはいけません。請求者名の後ろに押して信用度を上げる目的以外で、請求書に捺印することはないからです。訂正印だけでなく、二重線や修正テープ、修正液を使った修正もできません。
もしも請求書の作成でミスが発覚したら、正しく再作成して発行し直します。手書きですべて書き直すのは手間が掛かるため、パソコンや請求書発行システムを使い簡単に再発行できるよう工夫しましょう。
請求書に電子印鑑を使用するメリット
請求書に電子印鑑を使用するメリットは以下の通りです。
- 作業効率が高まる
- ペーパーレスでコストを削減できる
それぞれ詳しく解説します。
作業効率が高まる
請求書に電子印鑑を使用すると、作業効率を高められます。通常は、作成した書類をプリントした上で捺印するのが基本です。しかし、プリントや捺印の手間が掛かるので効率的とはいえません。
電子印鑑は、電子的に作成した書類に対してデータ化した印鑑を捺印します。そのため、通常の方法で捺印するのと比べて手間を大きく削減できるのが利点です。
ペーパーレスでコストを削減できる
電子印鑑を導入すると、ペーパーレスによるコスト削減が期待できます。電子印鑑を導入するということは、捺印する書類も電子化するということにつながります。結果として、書類を印刷するためのプリンター・用紙・インクなどが不要になり、ランニングコストを大幅に抑えられるのです。
もし書類に不備があっても、データが電子化されているのでパソコンで修正できます。電子印鑑が押された請求書に対し、承認や契約といった双方のやりとりをデータ上で完結できるため、切手の貼り付けや郵送作業も必要ありません。
また、書類のデータが電子化されているため、キャビネットのような保存スペースは必要ありません。膨大な書類の中から目当ての書類を見つける必要もなく、ネット上へのアクセスで必要な書類データを簡単に参照できるのも魅力といえます。
以上のように、電子印鑑の導入に伴うペーパーレスの促進により、ランニングコストの節約や作業効率の向上が実現可能です。
請求書に電子印鑑を使用するデメリット
請求書に電子印鑑を使用すると、以下のデメリットが生まれます。
- 電子印鑑の導入に伴う労力が発生する
- 普及率が低く認められない可能性もある
それぞれ詳しく解説します。
電子印鑑の導入に伴う労力が発生する
電子印鑑を導入する際は、業務フローの変更が必須であり、大きな労力を伴う恐れがあります。今までの決裁や承認のルールを大きく変えるため、社内に定着するまでに時間が掛かるかもしれません。
また、電子印鑑の導入に伴って多くの書類を電子化するとなると、準備に大きいリソースを割かなければなりません。そのため、電子印鑑の導入は簡単とはいえないのも確かです。
普及率が低く認められない可能性もある
電子印鑑は、普及率が低いのもデメリットです。日本ではハンコ文化が普及しており「実印以外の捺印は考えられない」と考えている人も少なくありません。取引先によっては、契約などによって捺印を必要とする際に、電子印鑑の使用を認めないケースもあります。
しかし、デジタル書籍に関係する法改正が今後さらに進めば、電子取引や電子印鑑の普及率の低さは解消されるといわれています。今後を見通して、部分的にでも電子印鑑を導入するのも一つの手といえるでしょう。
まとめ
今回は、請求書に対する印鑑の捺印について解説しました。請求書は捺印がなくても成立しますが、押した方が信頼度のある請求書と見なされます。万が一、トラブルで訴訟が起きたときには信憑性の高い証拠となるため、可能であれば押すべきでしょう。
請求書にわざわざ捺印するのが面倒な人は、電子印鑑を利用する手もあります。電子化された請求書に捺印の処理を行うだけなので、普通に捺印するのと比べて手間が掛かりません。また、ペーパーレスにも貢献し、業務の効率化やランニングコストの削減も期待できます。
請求書への捺印を簡単にしたい人は、この機会に電子印鑑の導入を検討してみてください。
