代表者印(会社実印)とは

代表者印とは何か? 会社印(角印)との違いはあるのか気になりますよね。代表者印は会社の中で最も重要な役割を持つ印鑑です。代表者印作成によく採用される形状から、丸印とも呼ばれています。会社登記をはじめ、各種契約書の押印や官公庁への届出など、会社の重要な業務で利用されます。会社の印鑑には認印の役割を果たす会社印(角印)もありますが、重要度から明確な違いがあります。
本記事では、代表者印の概要や作成方法などを解説します。現在電子印鑑など印鑑のデジタル化・データ化が進んでおりますが、法律上デジタル化された代表者印では本来の代表者印の役割を果たすことができません。代表者印は現代でも会社の中で複製不可能な唯一の印鑑となっています。記事内では、代表者印の管理方法や紛失時の対応もご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

代表者印とは

代表者印とは、会社の代表者の決定を対外的に示すために使用される印鑑です。会社の設立時に作成し、法務局で登記する際に登録する印鑑でもあるため、全ての会社が所有しています。会社の設立時、契約の締結時、官公庁への届出時など会社を運営する上での重要な局面で利用されることから、会社の中で最も権威のある印鑑と言えるでしょう。

代表者印の利用シーン

代表者印が使用されるシーンをご紹介します。

  • 会社設立時、役員の変更時、登記変更申請時など社内規定を新設・変更する際の押印
  • 官公庁への許認可の申請・更新の際の押印
  • 会社が締結する契約書への押印
  • 業務を専門家などに委任する際の押印
  • 株の発行、不動産の売買をする際の押印

補足として、代表者印という名称ではありますが、会社の代表者が実際に変わっても印鑑を変更する必要はありません。なぜなら、代表者印には代表者の氏名を刻印することがないからです。あくまで「〇〇会社の代表者」の意思決定を外部に示すものなのです。また、会社の印鑑だからといって、重要でない会社資料にまで代表者印を押印する必要はありません。請求書や領収書発行などの場合は認印としての役割がある会社印(角印)を用いる場合が多いです。

会社印(角印)との違い

上記で触れた通り、日常的な業務での押印については会社印(角印)を利用します。役割としては認印と同様で、請求書や領収書、見積書の発行などに利用されます。複数の会社印(角印)を作成し、会計部署を中心に社員であれば使用を許可している会社もあります。

  • 代表印・・・実印としての役割があり、法務局への登録が必要。印鑑には会社名と役職を刻印し、契約書や官公庁への届出書類の押印に利用される。
  • 会社印・・・認印としての役割があり、法務局への登録は不要。印鑑には会社名のみを刻印し、請求書や領収書への押印に利用される。

会社印と使い分ける

認印としての役割のある会社印(角印)ですが、印鑑証明のいらない契約書であれば会社印でも押印することが可能で、法的効力も認められています。また、会社の実印である代表印(丸印)を領収書などの日常業務で発行する資料へ押印することももちろん利用可能です。ですが、代表印と会社印の使用用途は明確に分けた方が良いでしょう。なぜなら、代表印を認印のように社員が自由に使用できる環境の場合、偽造や持ち出しのリスクが発生するからです。見積書に実印が押されていたり契約書の印鑑が認印になっていたら、相手方は疑問を抱き会社への不信に繋がる恐れもあります。会社印との使い分けをおこないましょう。

銀行印と使い分ける

使い分けるべき印鑑がもう1つあります。銀行印です。銀行印とは、金融機関への登録や銀行での引き出しの際に利用されます。会社設立時に印鑑をセットで制作する場合、角印1本と丸印2本のセットになるケースが多々あります。丸印2本のうち1本は代表印ですが、もう1本個人の一回り小ぶりな印鑑は銀行印として使われることが多く、3本の印鑑の重要度は代表印>銀行印>会社印(角印)となっており、銀行印も会社印同様使い分けるようにしましょう。

代表者印の押し方

代表印の押し方ですが、書類の最後部にある会社名、役職、氏名の記載のある右側に押印するのが一般的です。会社名や氏名に重なるように押印する方もいらっしゃいますが、契約書によっては印鑑証明書との照合が必要なケースもあります。証明書と印影の比較ができるよう、文字に重ならないように押印すると良いでしょう。また、会社名、役職、氏名の右側に「印」の文字が記載されている場合は、「印」が中心にくるように押印します。

代表者印の規格

代表者印を作成する際は、法務局に定められている2つの規定を守る必要があります。

サイズの規定

1つ目の規定はサイズです。商業登記規則第九条三項によると「印鑑の大きさは、辺の長さが一センチメートルの正方形に収まるもの又は辺の長さが三センチメートルの正方形に収まらないものであってはならない。」とあります。つまり、代表印は、10mm以上30mm以内の正方形内に収まるよう作成する必要があるのです。会社実印としては18.0mmが一般的で、社名・法人名の文字数が多いには21.0mmを選ばれることもあります。

照合の規定

2つ目の規定は照合できることです。商業登記規則第九条四項によると「印鑑は、照合に適するものでなければならない。」とあります。抽象的な表現ではありますが、力の入れ具合が変わっても、もしくは年数が経っても確実に照合が可能な印鑑である、というのが一般的な解釈になります。よって、簡易的に作成できるシャチハタやゴム印などの変形しやすい素材のはんこでは、代表印として登録することができません。力の加減によって歪んでしまったり、長年の使用により欠けたり劣化する可能性が高いからです。象牙・水牛・チタン・木材など硬度の高い素材が印鑑の素材としては適切です。ただし、印鑑の形状や刻印内容については厳密な規定はありません。略称などを刻印することも可能ですが、会社とわかるもの、代表とわかる記載をするようにしましょう。

代表者印の作成時のポイント

代表者印を作成する際のポイントをそれぞれ解説します。

印鑑の形状

1つ目は、印鑑の形状についてです。形状というのは印鑑の持ち手の部分の形を指しています。印鑑には2種類の形状があり、天丸タイプと丸棒タイプです。天丸タイプは中心に向かってくびれるような形状をしており持ちやすく重厚感があり、多くの代表者印で選ばれている形状です。一方丸棒タイプは個人の実印や銀行印と同じシンプルな形状で、代表印を天丸にした場合、区別として銀行印を丸棒タイプに採用する企業が多いです。

印鑑の素材

2つ目は印鑑の素材についてです。法務局の規定にあるように、力の入れ具合で変形することなく耐久性に優れた素材をもちいる必要があります。主な素材の種類としては、象牙・水牛・チタン・木材などがあります。象牙は耐久性や押印のしやすさから長く親しまれた印材です。黒水牛・オランダ水牛は水牛の角の芯が利用されており、耐久性に優れ独特の質感があります。チタンは強度のある金属で、かつ軽量であることが特徴です。木材は密な繊維で硬さと粘りがあり、押印のしやすさと耐久性を両立できます。

印鑑のサイズ

3つ目は、印鑑のサイズについてです。法務局の規定では10mm以上30mm以内の正方形内収まるようにとありますが、定番として採用されているサイズが2つあります。18mmもしくは21mmです。どちらかが人気というのはありませんが、21mmだと大きめなサイズになるので社名の長い会社にはおすすめです。

印影の内容

4つ目は、代表者印の印影の文字内容についてです。代表者印は外枠(回文)と内枠(中文字)の2つに別れており、回文には社名を、中文字には役職名とするのが一般的です。

代表者印の書体

5つ目は、代表者印の書体についてです。書体についても特段の規定はありませんので、自由な選択が可能です。しかし多く採用されている書体としては、篆書体(てんしょ)・印相体(いんそう)・古印体(こいん)の3つです。印相体が最も読みにくく、篆書体が中間、古印体が読みやすい書体になっています。おすすめの書体は篆書体です。古印体は読みやすくて偽造される、印相体では読みにくくて上下も分からず使いづらいといった他者のデメリットを適度な塩梅で抑えられているからです。感覚になりますが、読みづらいけど何となく分かるくらいの書体にすると良いのではないでしょうか。

代表者印を管理する

代表者印の管理方法ですが、「できるだけ代表者印の使用を減らす」ことが上手く管理するためのコツです。銀行印を別で作成、会社印(角印)をおういんするようにすれば、代表者印の使用頻度が減り、他者の目に触れる機会を抑えることができます。また、代表者印とセットで大事なものが印鑑カードです。印鑑カードは印鑑証明を発行するためのカードですので、代表者印とは別々に管理するようにしましょう。

紛失時の対応方法

代表者印、印鑑カードの紛失時の対応をご紹介します。

  • 代表者印の紛失・・・法務局にて改印の手続きを行います。第一に代表者印を廃止し、その後新たな印鑑を代表者印として登録します。
  • 印鑑カードの紛失・・・法務局にて印鑑カードの廃止及び新規で印鑑カードを申請します。
  • 両方の紛失・・・法務局にて印鑑と印鑑カードを廃止し、新たな印鑑を作成後、改めて印鑑の登録と印鑑カードの交付申請をおこないます。

紛失しないにこしたことはありませんが、万一の事態でも冷静に対応できるよう知識として知っておきましょう。

まとめ

代表者印についてまとめます。

  • 代表者印とは、会社の代表者としての意思決定を証明するもの
  • 管理方法としては、代表者印・銀行印・会社印(角印)・印鑑カードを別々に保管し、代表者印の使用頻度を減らす
  • 紛失時は素早く法務局へ届出を行い、適切な処理を実施する

代表者印は会社で最も重要な印鑑です。厳重な管理を心がけつつも、トラブル発生時にも慌てず対応するようにしましょう。本記事が代表者印の作成・管理の助けになれれば幸いです。

 

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